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工事現場
2018/05/11

エクセルに負けない!工事写真台帳と報告書のレイアウトで自動調整したい5つのポイント

ミライ工事
MakMaxプラス

エクセルはオフィスに広く普及し、表計算以外にも、様々な場面で活躍しているソフトです。ネット上には様々なテンプレートがあり、仕事に便利な環境が整っています。

工事写真台帳や点検報告書の編集でもエクセルを利用されている方は多いのではないでしょうか。しかし、エクセルは、デジカメ利用とメールでのやり取りを前提としたシステムになってしまいます。編集の度に写真を貼り付けたり、台帳の編集が終われば、ファイル送付の手間が発生します。

無料の工事写真アプリとは?

一方、工事写真の撮影から台帳作成まで自動化される工事写真アプリは、かなりの時間短縮にはなります。ただ、細かなレイアウトやページ変更について不安が残ります。どちらも一長一短のようです。それぞれの良い所取りはできないでしょうか。

※台帳作成の時短については、こちらの記事でご紹介しています。
【無料台帳アプリ登場!!】現場/工事写真を簡単に整理で手間いらず⁈

 

今回は、当社からリリースしている工事写真アプリ「ミライ工事2」を例に、アプリでも設定可能な細かな調整ポイントをご紹介していきます。痒いところに手が届けば、時短と品質の一石二鳥が可能です。ちなみにご紹介するレイアウト変更機能は全て無料でご利用いただけます。

 



1 工事写真にスマホを利用

蔵衛門やミライ工事などのアプリをダウンロード
アプリをダウンロード。「工事写真台帳 無料」で検索。/ テンプレートから台帳を簡単作成できる機能もある。

1-1 スマホで使えるアプリ

まず工事写真アプリについてメリットからご説明します。ここで言うアプリとは、スマホやタブレットにインストールして使うものです。ネットとの組み合わせで、工事写真の撮影から送付、データ保管までがボタン一つで簡単に終わります。スマホやタブレットのユーザーなら誰でも利用可能で、一人一台の感覚で使えます。

1-2 ダウンロードだけですぐに使える

工事写真アプリは簡単にダウンロードとインストールできるので試しで使ってみることができます。直感的に操作できるよう作られているので、操作に慣れるための時間もあまり要しません。クラウド接続も自動のため難しい設定はありません。アプリを入れてからすぐに便利な機能が使えます。便利な機能とは、具体的には、数回のボタン操作で、写真を誰かに送ったり、台帳や報告書を他の人と編集し合ったりできます。

1-3 フリーで使える

工事写真アプリはフリーソフトのものが多いので非常に経済的です。フリーでも機能は多彩です。綺麗な工事写真台帳や報告書を作れるものがあります(詳細は後述)。デジカメとエクセルを使う場合は、カメラやソフトの費用、担当者がエクセル操作に慣れるための時間が必要ですが、工事写真アプリの場合、これらが不要になります。


1-4 簡単に工事写真を撮影

工事写真アプリは、写真台帳や報告書のテンプレートを予め用意したり、黒板を履歴で保持したり、便利な機能が盛り込まれています。スマホだけでなく、パソコンからも操作できるるアプリは、場所に制限されることなく作業できます。工事のちょっとした合間に、写真台帳や報告書の作成を進めれば現場外での作業はなくなります。また、クラウド保管ならデータ移動のための作業に手間を取られることもありません。


※クラウドについてはこちらで詳しく説明しています。
『【無料台帳アプリ登場!!】現場/工事写真を簡単に整理で手間いらず⁈』クラウドってなに?


2 自動でできる5つのレイアウト変更

工事写真アプリでレイアウトを一発変更
ボタン一つで変更レイアウト変更が可能

(前提)システムだから一発変更

前述のように、工事写真アプリは、写真台帳や報告書をボタン一つで作成できます。また、写真の並び替えや、台帳文章の検索・置換、一括上書きも可能です。

一方、従来エクセルでできていたレイアウト修正はどうでしょうか。確かにエクセルに比べると自由度は下がりますが、アプリでもある程度の編集が可能です。また、その編集はボタン1回の操作でシステムが自動で動きますので、資料に一発反映されるメリットがあります。

①写真3枚綴りと6枚綴り

写真6枚で1ページの工事写真台帳
1枚あたりの写真枚数を選べる

工事写真台帳は1ページあたり3枚の写真が一般的なフォーマットです。ただ、検査や点検の報告書では黒板を使用しないケースもあります。その場合は台帳文章に記載する文言も少なくて済みます。そのため1ページあたりに写真を多く載せることができ、その方が見やすいレイアウトとなります。工事写真アプリ「ミライ工事2」では、1ページあたり3枚綴りと6枚綴りの2パターンを用意しています。繰り返しになりますが、変更に必要な操作はボタンを1回クリックするだけです。

②表紙の編集

工事写真台帳の表紙を編集
表紙に会社ロゴを添付

表紙を付ける場合は、ある程度フォーマットは決まっているものの、例えばデザインに一工夫を加え自社カラーを出している会社もあると思います。自社ロゴをセンスある場所に挿入できれば、見栄えが違ってきます。

また、必ずしも写真台帳が単体で提出されるとは限りません。冒頭に経緯をまとめたページを挟む場合や、図面などの参考資料と合わせて提出されることがあります。その場合、写真台帳の表紙は不要になります。表紙の編集や要不要も選択できれば、PDFファイルをページ分割したりする手間がなくなります。

③ページ番号の挿入

工事写真台帳のページ番号を変更
ページの開始番号.と表示形式を指定

工事写真や点検写真が報告書の一部としてまとめられる場合、写真台帳は資料の途中に差し込まれます。そのためページの開始番号を編集できる機能は必須です。もしかしたら、ページ番号の書式も「1ページ目」や「2/35」というように揃える必要があるかもしれません。あるいはページ番号そのものが不要になる場合もあります。

④写真番号の挿入

工事写真台帳の撮影日を表示
ページ番号、写真番号、撮影日のオン/オフ設定が可能

報告書の写真に通し番号を付けると資料を読む側としては分かりやすくなります。一方、複数の台帳を組み合わせたり、写真台帳から数ページだけ抜粋する場合はどうでしょうか。通し番号はかえって邪魔になります。通し番号を連番で揃える手間が出てくるためです。このように通し番号の表示をオン/オフで切り替えることができれば有用です。

⑤撮影日の挿入

その写真がいつ撮影されたのか、パッと見で分かることは重要です。提出先からの指定だったり、昔からの慣例で、写真右下に撮影日を掲載する報告書も多いです。こちらも設定でオン/オフを切り替えることができます。

(まとめ)エクセルよりも簡単に

エクセルは確かに高機能なのですが、使用には習熟が必要であり、パソコン初心者には高いハードルでした。工事写真アプリは直感で作業ができるため、エクセルよりも作業の慣れが早く、作業者を選びません。”台帳の共同編集”機能と合わせれば、報告書の仕上げを気軽にオフィスワーカーに任せることができます。現場は写真を撮影するだけで済みます。

 

3 写真台帳の事前準備で更に効率化

工事写真をテンプレートで貼り付けて効率化
テンプレートから台帳を作成すれば、編集作業が容易になる

3-1台帳の写真を差し替えるだけ

エクセルで工事写真台帳を作る場合、写真撮影後に清書するための作業が必ず発生します。一方、工事写真アプリの場合、写真撮影後の作業はなくなります。例えば台帳を事前に用意できれば、後は現場でスマホから写真を撮るだけで済みます。工事写真アプリ「ミライ工事2」にはこの機能があります。

また、現場で電子黒板に文字入力する手間もなくなります。撮影の際、事前に記述された台帳の文章が電子黒板に自動で反映されるからです。スマホで文字入力する煩わしさが一切なくなります。現場では撮影ボタンを押すだけで、電子黒板と写真台帳が作成されます。

3-2テンプレートを参考に工事写真を撮影

点検や検査では撮影するポイントが同じになる傾向があります。「現場毎に写真は違うけれど、台帳の文章は毎回同じ」というケースも少なくありません。また現場が違っていても撮影する写真枚数が同じということもあります。「ミライ工事2」では既存の台帳をボタン一つでテンプレート化することができます。これまでのエクセルのように、「報告書のファイルをコピーして手入力」という手間を省くことができます。

工事写真アプリ「ミライ工事2」でも、写真と文章付きのテンプレートから台帳を新規作成する機能があります。写真の差替えもアプリから手軽です。また、アプリならスマホから手軽にテンプレートで撮影すべき写真と文章を確認できます。例えば、慣れない現場マンでも、テンプレートを参考にすれば、どのポイントで撮影すれば良いのか迷うこともありませんし、撮影すべき写真が漏れることもありません。記録作業の手間が最小になれば、集中して本作業に取り組むことができます。また、テンプレートを貯めることは組織的なナレッジ共有にも繋がります。

3-3書式を合わせるのに困らない


テンプレートを用意すれば、現場の作業は撮影するだけで済む

多くの会社で報告書の書式は統一されています。作成者によって書式が異なるのは余り歓迎されません。そのため、エクセルでは雛形ファイルを用意することが多いのですが、雛形を修正する度に、現場作業者に配信するか、ネット等からダウンロードさせることになります。配信する側も現場作業者も連絡のための時間が取られますし、報告書作成者は雛形を更新する手間が発生します。クラウドアプリなら管理者がテンプレート台帳を編集するだけで済みます。現場作業者としては「テンプレートをコピーして台帳を新規作成」するボタンを押すだけで、いつでも最新のテンプレートを手にできます。


「ミライ工事2」法人プランについてはこちらから。
 https://www.miraikoji2.com/business

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